Perfis e permissões
O Portal da Nota tem três perfis de acesso. Contador e Emissor emitem notas. A Contabilidade administra a conta e acompanha as notas emitidas, mas não emite nem duplica notas.
Administra a conta
Visão máxima da plataforma. Cadastra emissores, cria e gerencia usuários, acompanha a auditoria e mantém os dados do próprio escritório.
Atende vários emissores
Opera como um emissor, mas com vários CNPJs sob seu domínio. Cadastra novos emissores e alterna entre eles por um seletor.
Opera o próprio CNPJ
O dia a dia da emissão: dashboard, tomadores, templates de serviço e as notas do seu próprio negócio.
Administrando a conta do escritório
A contabilidade é o perfil que estrutura tudo: mantém os dados do escritório, cadastra os emissores atendidos, cria os acessos e acompanha o que acontece na plataforma.
Primeiro passo: crie um usuário Contador
Antes de cadastrar os emissores, crie um usuário com o perfil Contador. É esse perfil que faz a operação do dia a dia: com ele, uma mesma pessoa alterna entre vários emissores por um seletor e emite para todos eles sem trocar de login.
Se o escritório tem mais de uma pessoa emitindo notas, crie um usuário Contador para cada uma. Assim a auditoria registra quem fez cada ação.
Dashboard: o panorama da carteira
O dashboard da contabilidade mostra a saúde de toda a carteira de emissores em uma única tela. Use os filtros Período e Emissor para ver a carteira inteira ou um cliente específico.
- Indicadores do período: emissores ativos (com os novos cadastros do mês), emissores com emissão no mês, NFS-e emitidas (comparadas ao mês anterior), faturamento total (sem as notas canceladas) e pendências.
- Emissores por situação: separa os emissores entre Normal e Pendência, com o detalhe das pendências: sem emissão, certificado a vencer e certificado vencido.
- O que precisa da sua atenção? Lista o que pede ação: certificados vencidos ou que vencem em menos de 10 dias, emissores sem emissão no mês e emissores operando normalmente.
- Gráficos de evolução: emissões, faturamento e notas canceladas, com período ajustável. O faturamento exclui as canceladas; as canceladas são contadas pela data do cancelamento.
- Atividades recentes: o que foi alterado e em qual emissor, como cadastros, perfil fiscal e novos emissores.
Insights para o escritório
- Antecipe problemas de certificado. Um certificado vencido impede a emissão. O alerta de 10 dias dá tempo de acionar o cliente antes que ele fique travado.
- Identifique clientes inativos. Um emissor sem emissão no mês pode ter uma dificuldade operacional, pode estar emitindo por fora da plataforma ou pode ser um cliente em risco de saída.
- Acompanhe a adoção. A proporção de emissores com emissão no mês mostra quanto da carteira de fato usa a plataforma.
- Prepare o fechamento. O faturamento já sem as canceladas é a base certa para a conferência da competência.
Meus dados: as informações do escritório
Em Meus Dados ficam as informações da contabilidade: CNPJ, razão social, nome fantasia, responsável, contatos, endereço e o logo do escritório. Mantenha esses dados atualizados, pois identificam sua conta na plataforma.
Cadastrar emissores
Cada cliente que emite notas é um emissor. Para cadastrar um novo, acesse Emissores e clique em Novo. Os campos obrigatórios aparecem destacados: tipo de inscrição, inscrição federal (CNPJ) e razão social. Nome fantasia, responsável, telefone e e-mail completam o cadastro.
Na listagem de emissores você filtra por contabilidade e status, edita um cadastro pelo ícone de lápis e ativa ou inativa um emissor pelo botão de alternância.
Gerenciar usuários
Em Gerencial > Usuários você administra quem acessa a plataforma. A listagem mostra nome, e-mail, inscrição federal, último login e o perfil de cada usuário. As ações disponíveis são: histórico, edição, ativação/inativação e exclusão. Também é possível exportar a lista.
Para criar um acesso manualmente, clique em Novo e preencha nome, CPF/login, e-mail/login e senha. Em seguida:
Acompanhar as notas emitidas
Em NFS-e, a contabilidade consulta as notas dos emissores com os mesmos filtros de período e tomador. As ações disponíveis para esse perfil são: visualizar a nota, cancelar (dentro do prazo do Perfil Fiscal do emissor) e, pelo menu de mais opções ( ⋮ ), abrir a NFSe, baixar PDF e XML e enviar e-mail ao tomador.
Auditoria
Em Gerencial > Auditoria fica o registro das ações dos usuários da conta. Use essa área para rastrear quem fez o quê e quando, por exemplo em revisões internas ou para esclarecer alterações em cadastros e notas.
Operando vários emissores
O contador tem as mesmas permissões do emissor, com uma diferença: pode ter vários emissores sob seu domínio e visualizar os dados de todos eles.
O acesso do contador é criado pela contabilidade, em Gerencial > Usuários, com o perfil Contador. Se você ainda não tem login, solicite ao responsável pela conta do escritório.
Alternando entre emissores
No topo da tela, o seletor de emissor (caixa de seleção) permite escolher qual emissor você deseja operar naquele momento. Depois de selecionar, todas as telas, dashboard, tomadores, templates e notas, passam a exibir os dados daquele emissor.
Dashboard: um emissor por vez
O dashboard do contador tem a mesma estrutura do dashboard do emissor, mas mostra sempre os dados do emissor selecionado no seletor. A faixa azul Emissor em contexto confirma qual cliente está ativo. Troque o emissor no seletor e todo o dashboard se atualiza.
O contador também pode usar um período personalizado: escolha as datas e clique em Aplicar. Os indicadores são comparados automaticamente com o período anterior de mesma duração.
Insights para o contador
- Confira o contexto antes de emitir. A faixa “Emissor em contexto” evita emitir uma nota no CNPJ errado. É o hábito mais importante de quem opera vários clientes.
- Compare períodos sob medida. O período personalizado permite analisar trimestres ou competências específicas, além do mês corrente.
- Responda ao cliente com dados. Variação de faturamento, notas recentes e histórico de 12 meses ficam disponíveis sem exportar nada.
Cadastrando um novo cliente
Antes de emitir para um cliente novo, cadastre-o como emissor em Emissores > Novo, com o mesmo formulário usado pela contabilidade. Ao salvar, o sistema cria automaticamente o usuário de acesso daquele emissor.
Ao selecionar no seletor um emissor que ainda não concluiu a configuração, você vê o mesmo onboarding do emissor, com as etapas pendentes daquele CNPJ.
Toda a operação do dia a dia, emissão, gestão de notas, tomadores e templates, funciona exatamente como descrito no guia do emissor.
O dia a dia da emissão
O emissor opera o próprio CNPJ: acompanha o mês no dashboard, mantém tomadores e templates em dia e emite notas em poucos cliques.
Onboarding: a configuração guiada
No primeiro acesso, o Portal da Nota mostra a tela Vamos preparar sua conta para emitir sua primeira NFS-e. Ela guia o emissor pelas configurações obrigatórias antes da primeira emissão, uma etapa de cada vez.
Dashboard: o mês em um relance
Depois que as etapas obrigatórias do onboarding são concluídas, a tela inicial passa a mostrar o dashboard, que resume a operação do período escolhido no filtro Período.
- Aviso de pendências: quando está tudo certo, o sistema confirma que não há pendências. Quando há, como certificado a vencer ou falta de emissão no mês, o aviso indica o que precisa da sua atenção.
- Indicadores: NFS-e emitidas, faturamento e notas canceladas, cada um comparado com o período anterior.
- Ações rápidas: atalhos para Novo tomador, Novo template e Emitir NFS-e.
- Evolução do faturamento: gráfico dos últimos 12 meses.
- NFS-e recentes: as últimas notas emitidas, com acesso à listagem completa em Ver todas.
- Atividade recente: o histórico das alterações feitas na conta, como mudanças no perfil fiscal.
Insights para o emissor
- Acompanhe o faturamento sem planilha. A comparação com o período anterior mostra na hora se o mês está acima ou abaixo do esperado.
- Identifique sazonalidade. O gráfico de 12 meses revela meses fortes e fracos, o que ajuda a planejar caixa e prospecção.
- Emita direto do início. As ações rápidas levam do login à emissão sem passar pelo menu.
- Confira alterações. A atividade recente mostra mudanças no cadastro, útil quando o contador também acessa a conta.
Meus dados e perfil fiscal
Em Meus Dados, o emissor mantém quatro abas:
Dados do Emissor reúne o cadastro da empresa. Perfil Fiscal define o enquadramento tributário: opção pelo Simples, regime especial de tributação, regime de apuração e o percentual total de tributos. Certificado Digital guarda o certificado usado na emissão. Numeração DPS controla a sequência das declarações. Esse campo vem em branco por padrão e precisa ser preenchido pelo emissor.
Tomadores: seus clientes
O tomador é quem recebe o serviço e a nota. Cadastre uma vez e reutilize em todas as emissões. Em Tomadores > Novo, os campos obrigatórios são tipo de inscrição, CPF/CNPJ e razão social. Ao digitar o CEP e clicar na lupa, o endereço é preenchido automaticamente.
Na listagem você edita cada tomador e o ativa ou inativa pelo botão de alternância. Tomadores inativos deixam de aparecer na emissão, sem perder o histórico.
Templates de serviço: emita em segundos
Se você presta o mesmo serviço com frequência, salve-o como template: nome, código do serviço nacional, município, valor, tributação do ISSQN, código NBS e descrição. A seção Tributação Federal define a situação tributária do PIS/COFINS. Na hora de emitir, basta selecionar o template e os campos são preenchidos automaticamente.
Emitir uma NFS-e
Acesse NFS-e e clique em Emitir NFS-e. O caminho até a nota emitida:
Gerenciar as notas emitidas
A listagem de NFS-e concentra tudo o que já foi emitido. Filtre por período e por tomador e clique em Pesquisar. Cada nota traz quatro ações:
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Visualizar | Abre os detalhes da nota (ícone de olho). |
| Duplicar | Cria uma nova emissão reaproveitando o tomador e o serviço da nota original. Ideal para cobranças que se repetem. |
| Cancelar | Cancela a nota, dentro do prazo definido no Perfil Fiscal do emissor (varia por prefeitura). |
| Mais opções ( ⋮ ) | Abrir NFSe, Baixar PDF, Baixar XML e Enviar e-mail ao tomador. |
Referência rápida
Ícones e ações que aparecem nas listagens da plataforma.
| Elemento | Significado |
|---|---|
| Interrogação ( ? ) | No topo da tela, abre este manual. |
| Olho | Visualizar os detalhes do registro. |
| Lápis | Editar o cadastro. |
| Cópia | Duplicar a nota para uma nova emissão. |
| Símbolo de proibido | Cancelar a nota. |
| ⋮ (três pontos) | Mais opções: abrir NFSe, baixar PDF, baixar XML, enviar e-mail ao tomador. |
| Botão de alternância | Ativar ou inativar o registro (tomador, template, emissor ou usuário). |
| Relógio com seta | Histórico do usuário (área Gerencial). |
| Lixeira | Excluir o usuário (área Gerencial). |
| Selo verde Ativa | Status da nota emitida e válida. |
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O Portal da Nota é uma plataforma tecnológica de automação. Não substitui a orientação de contador ou consultor fiscal. A exatidão das informações fiscais é responsabilidade exclusiva do usuário.