Manual do usuário

Tudo o que você precisa para emitir e gerenciar NFS-e

Este guia mostra, passo a passo, como cada perfil usa o Portal da Nota: a contabilidade que administra a conta, o contador que atende vários clientes e o emissor que cuida do próprio CNPJ.

Sou contabilidade Sou contador Sou emissor

Perfis e permissões

O Portal da Nota tem três perfis de acesso. Todos emitem e gerenciam notas; o que muda é o alcance de cada um.

Contabilidade

Administra a conta

Visão máxima da plataforma. Cadastra emissores, cria e gerencia usuários, acompanha a auditoria e mantém os dados do próprio escritório.

Contador

Atende vários emissores

Opera como um emissor, mas com vários CNPJs sob seu domínio. Cadastra novos emissores e alterna entre eles por um seletor.

Emissor

Opera o próprio CNPJ

O dia a dia da emissão: dashboard, tomadores, templates de serviço e as notas do seu próprio negócio.

O que cada perfil pode fazer	Emissor	Contador	Contabilidade
Emitir e gerenciar NFS-e	✓	✓	✓
Cadastrar tomadores e templates de serviço	✓	✓	✓
Configurar dados e perfil fiscal do emissor	✓	✓	✓
Visualizar dados de vários emissores	–	✓	✓
Cadastrar novos emissores	–	✓	✓
Criar e gerenciar usuários	–	–	✓
Consultar a auditoria	–	–	✓

Guia da contabilidade

Administrando a conta do escritório

A contabilidade é o perfil que estrutura tudo: mantém os dados do escritório, cadastra os emissores atendidos, cria os acessos e acompanha o que acontece na plataforma.

Meus dados: as informações do escritório

Em Meus Dados ficam as informações da contabilidade: CNPJ, razão social, nome fantasia, responsável, contatos, endereço e o logo do escritório. Mantenha esses dados atualizados, pois identificam sua conta na plataforma.

Tela Meus Dados da contabilidade — **Meus Dados.** Dados cadastrais do escritório, incluindo o logo exibido na conta.

Cadastrar emissores

Cada cliente que emite notas é um emissor. Para cadastrar um novo, acesse Emissores e clique em Novo. Os campos obrigatórios aparecem destacados: tipo de inscrição, inscrição federal (CNPJ) e razão social. Nome fantasia, responsável, telefone e e-mail completam o cadastro.

Acesso automático. Ao salvar um emissor, o sistema cria automaticamente o usuário de acesso daquele emissor. Você não precisa criar o acesso manualmente.

Formulário de novo emissor — **Emissores > Novo.** Campos obrigatórios em destaque; ao salvar, o usuário do emissor é criado automaticamente.

Na listagem de emissores você filtra por contabilidade e status, edita um cadastro pelo ícone de lápis e ativa ou inativa um emissor pelo botão de alternância.

Gerenciar usuários

Em Gerencial > Usuários você administra quem acessa a plataforma. A listagem mostra nome, e-mail, inscrição federal, último login e o perfil de cada usuário. As ações disponíveis são: histórico, edição, ativação/inativação e exclusão. Também é possível exportar a lista.

Listagem de usuários — **Gerencial > Usuários.** Todos os acessos da conta, com perfil e último login.

Para criar um acesso manualmente, clique em Novo e preencha nome, CPF/login, e-mail/login e senha. Em seguida:

Escolha o perfil. Selecione Contador (opera vários emissores) ou Emissor (opera um único CNPJ).

Vincule o emissor. No campo Emissor, selecione a qual emissor esse usuário estará ligado.

Salve. O usuário já pode acessar a plataforma com o CPF ou e-mail cadastrado.

Formulário de novo usuário — **Gerencial > Usuários > Novo.** Definição do perfil e vínculo com o emissor.

Auditoria

Em Gerencial > Auditoria fica o registro das ações dos usuários da conta. Use essa área para rastrear quem fez o quê e quando, por exemplo em revisões internas ou para esclarecer alterações em cadastros e notas.

Guia do contador

Operando vários emissores

O contador tem as mesmas permissões do emissor, com uma diferença: pode ter vários emissores sob seu domínio e visualizar os dados de todos eles.

Alternando entre emissores

Um seletor de emissor (caixa de seleção) permite escolher qual emissor você deseja operar naquele momento. Depois de selecionar, todas as telas, dashboard, tomadores, templates e notas, passam a exibir os dados daquele emissor.

Cadastrando um novo cliente

Antes de emitir para um cliente novo, cadastre-o como emissor em Emissores > Novo, com o mesmo formulário usado pela contabilidade. Ao salvar, o sistema cria automaticamente o usuário de acesso daquele emissor.

Fluxo do contador. 1. Cadastre o emissor (o acesso dele é criado automaticamente). 2. Selecione o emissor no seletor. 3. Siga o guia do emissor abaixo para cadastrar tomadores, criar templates e emitir as notas.

Toda a operação do dia a dia, emissão, gestão de notas, tomadores e templates, funciona exatamente como descrito no guia do emissor.

Guia do emissor

O dia a dia da emissão

O emissor opera o próprio CNPJ: acompanha o mês no dashboard, mantém tomadores e templates em dia e emite notas em poucos cliques.

Dashboard: o mês em um relance

Ao entrar, o Dashboard resume o mês corrente em quatro indicadores: notas emitidas, valor total emitido, notas canceladas e tomadores ativos.

Dashboard do emissor — **Dashboard.** Indicadores do mês corrente para o emissor selecionado.

Meus dados e perfil fiscal

Em Meus Dados, o emissor mantém quatro abas:

Dados do Emissor reúne o cadastro da empresa. Perfil Fiscal define o enquadramento tributário: opção pelo Simples, regime especial de tributação, regime de apuração e o percentual total de tributos. Certificado Digital guarda o certificado usado na emissão. Numeração DPS controla a sequência das declarações.

Prazo para cancelar e retroagir. O campo Máximo de dias retroativos, no Perfil Fiscal, define o prazo permitido para operações retroativas, incluindo o cancelamento de notas. Esse limite varia conforme a regra de cada prefeitura, então confirme o valor correto para o seu município.

Aba Perfil Fiscal em Meus Dados — **Meus Dados > Perfil Fiscal.** Enquadramento tributário e o limite de dias retroativos.

Tomadores: seus clientes

O tomador é quem recebe o serviço e a nota. Cadastre uma vez e reutilize em todas as emissões. Em Tomadores > Novo, os campos obrigatórios são tipo de inscrição, CPF/CNPJ e razão social. Ao digitar o CEP e clicar na lupa, o endereço é preenchido automaticamente.

Formulário de novo tomador — **Tomadores > Novo.** Busca automática de endereço pelo CEP.

Na listagem você edita cada tomador e o ativa ou inativa pelo botão de alternância. Tomadores inativos deixam de aparecer na emissão, sem perder o histórico.

Listagem de tomadores — **Tomadores > Listagem.** Edição e ativação/inativação de clientes.

Templates de serviço: emita em segundos

Se você presta o mesmo serviço com frequência, salve-o como template: nome, código do serviço nacional, município, valor e tributação do ISSQN. Na hora de emitir, basta selecionar o template e os campos são preenchidos automaticamente.

Formulário de novo template de serviço — **Templates de Serviço > Novo.** Serviço recorrente salvo com código, valor e tributação.

Listagem de templates de serviço — **Templates de Serviço > Listagem.** Cada template pode ser editado, ativado ou inativado.

Emitir uma NFS-e

Acesse NFS-e e clique em Emitir NFS-e. O caminho até a nota emitida:

Selecione o tomador. Se o cliente ainda não estiver cadastrado, use o botão + ao lado do campo para cadastrá-lo na hora, sem sair da emissão.

Aplique um template (opcional). Selecionar um template de serviço preenche automaticamente código, valor, município e tributação.

Confira os dados da nota. Competência, valor, código do serviço nacional, local de prestação e os campos de ISSQN (tributação e tipo de retenção).

Descreva o serviço. Escreva a descrição que aparecerá na nota.

Clique em Emitir. A nota é gerada e passa a aparecer na listagem com o status Ativa.

Formulário de emissão de NFS-e — **NFS-e > Emitir.** Tomador, template opcional e dados fiscais em uma única tela.

Gerenciar as notas emitidas

A listagem de NFS-e concentra tudo o que já foi emitido. Filtre por período e por tomador e clique em Pesquisar. Cada nota traz quatro ações:

Ação	O que faz
Visualizar	Abre os detalhes da nota (ícone de olho).
Duplicar	Cria uma nova emissão reaproveitando o tomador e o serviço da nota original. Ideal para cobranças que se repetem.
Cancelar	Cancela a nota, dentro do prazo definido no Perfil Fiscal do emissor (varia por prefeitura).
Mais opções ( ⋮ )	Abrir NFSe, Baixar PDF, Baixar XML e Enviar e-mail ao tomador.

Sem CAPTCHA, sem retrabalho. O PDF e o XML de cada nota ficam guardados na plataforma. Baixe ou reenvie por e-mail quantas vezes precisar, direto do menu de mais opções.

Listagem de NFS-e com o menu de mais opções aberto — **NFS-e > Listagem.** Menu de mais opções: abrir a NFSe, baixar PDF ou XML e enviar por e-mail ao tomador.

Referência rápida

Ícones e ações que aparecem nas listagens da plataforma.

Elemento	Significado
Olho	Visualizar os detalhes do registro.
Lápis	Editar o cadastro.
Cópia	Duplicar a nota para uma nova emissão.
Símbolo de proibido	Cancelar a nota.
⋮ (três pontos)	Mais opções: abrir NFSe, baixar PDF, baixar XML, enviar e-mail ao tomador.
Botão de alternância	Ativar ou inativar o registro (tomador, template, emissor ou usuário).
Relógio com seta	Histórico do usuário (área Gerencial).
Lixeira	Excluir o usuário (área Gerencial).
Selo verde Ativa	Status da nota emitida e válida.

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O Portal da Nota é uma plataforma tecnológica de automação. Não substitui a orientação de contador ou consultor fiscal. A exatidão das informações fiscais é responsabilidade exclusiva do usuário.